Uno strumento per migliorare salute e sicurezza negli uffici si sofferma su aspetti che riguardano l’organizzazione di lavoro e i rischi psicosociali: efficienza, obiettivi, gestione del tempo, mansione, carichi, cultura aziendale e comunicazione.
Molti dei rischi lavorativi correlati alle attività d’ufficio sono spesso correlati a problemi, a carenze nell’organizzazione di lavoro aziendale, ad esempio con riferimento all’assegnazione ai lavoratori di mansioni inadeguate e carichi di lavoro eccessivi, alla presenza di fattori di rischio stress o a conflittualità e mancanza di un’idonea comunicazione tra colleghi di lavoro.
Proprio per raccogliere materiale su questo tema, anche in relazione alle possibili azioni di prevenzione che può applicare l’azienda e il singolo lavoratore, facciamo riferimento ad uno strumento online elaborato in Svizzera dalla Commissione federale di coordinamento per la sicurezza sul lavoro in relazione alla campagna “Prevenzione in ufficio”.
Stiamo parlando del Box CFSL, uno strumento di prevenzione che illustra in modo divertente e attraverso semplici video come, con il minimo sforzo, si può migliorare la sicurezza e la tutela della salute sul posto di lavoro.
Ci soffermiamo su alcuni contenuti del Box CFSL – come sintetizzati nel documento CFSL “Consigli pratici per una maggiore sicurezza sul lavoro e la tutela della salute in ufficio” – che riguardano alcune utili azioni di auto management che possono mettere in atto i lavoratori e alcuni suggerimenti per l’organizzazione di lavoro negli uffici.
Riguardo alle azioni di “auto-management” il documento, rivolto ai lavoratori, si sofferma su vari aspetti:
– efficienza: “l’efficienza sul posto di lavoro ha molto a che fare con la tecnica di lavoro personale. Immaginate che ogni compito sia come un viaggio: bisogna precisare prima dove si sta andando e tutto ciò di cui si ha bisogno. Una buona preparazione è importante. Prima di ogni attività, dovreste sapere cosa fare esattamente, entro quando e per chi. Poi, fate un passo dopo l’altro: gestite una cosa alla volta e terminatela, prima di passare alla successiva. E non vi lasciate distogliere: riducete disturbi e distrazioni al minimo possibile. Vedrete che in questo modo lavorerete in modo molto più efficiente e giungerete alla meta anche più rilassati”;
– conosci te stesso: “gli ormoni dello stress alterano la percezione di noi stessi. Di conseguenza, in condizioni di stress permanente, tendiamo a non renderci più conto di quanto siamo profondamente esausti. Spesso, dunque, sintomi di esaurimento, come difficoltà di concentrazione, disturbi del sonno o perdita di appetito, non vengono percepiti oppure ciò avviene quando è ormai troppo tardi. Rafforzate la percezione di voi stessi. Per esempio, annotate nella vostra agenda il tipo e la frequenza dei sintomi di affaticamento. E fidatevi della valutazione di chi vi sta intorno. Non perdetevi di vista e fate in modo che pressione e stress siano un argomento da gestire in modo aperto e naturale”.
Per ogni operatore è poi importante fissare gli obiettivi e gestire correttamente il tempo:
– fissare obiettivi: “gli obiettivi ci avvicinano ai nostri sogni. Ma sogni e obiettivi non sono la stessa cosa, bensì si completano a vicenda: gli obiettivi vi aiutano a realizzare i vostri sogni. Se, per esempio, volete adottare uno stile di vita più sano, ponetevi l’obiettivo di praticare sport due volte a settimana. Se, invece, auspicate maggiore ordine, prefiggetevi magari di evadere la posta quotidiana sempre prima delle 10. Prefissatevi degli obiettivi e metteteli per iscritto: sono il presupposto più importante per una gestione del tempo efficace”;
– gestione del tempo: “immaginate che la vostra agenda sia una caraffa vuota. Voi pianificate gli appuntamenti e riempite la caraffa fino al bordo con grandi pietre. Ma non è ancora del tutto piena: in mezzo, ci possono stare un sacco di ciottoli. E c’è ancora spazio per un’ulteriore ottimizzazione! Tuttavia, una buona gestione del tempo non dipende molto da quanto si mette dentro la caraffa, mentre è determinante l’ordine sequenziale: se prima non si mettono le pietre più grandi nella caraffa, dopo non rimane spazio per queste. Redigete un programma settimanale e mettete prima le pietre più grandi, ossia i compiti importanti. E solo dopo i ciottoli!”.
Come messo in rilevo anche da molti articoli del nostro giornale in materia di promozione della salute, per ogni lavoratore è importante fare movimento, alimentarsi correttamente e raggiungere un buon equilibrio psicofisico.
Anche in questo caso i suggerimenti del Box CFSL si rivolgono direttamente ai lavoratori:
– movimento e alimentazione: “non importa che danziate, facciate jogging o passeggiate all’aria aperta: il movimento contribuisce ad alleviare le tensioni, a pensare in maniera più lucida e a dormire meglio. Muoversi aiuta anche sul posto di lavoro: per esempio, alzandovi in piedi quando telefonate o camminando un po’ all’aria aperta durante la pausa pranzo. Altrettanto importante è un’alimentazione sana ed equilibrata. Il modello ottimale prevede l’assunzione di tre pasti al giorno, secondo le calorie necessarie e scegliendo solo cibo di qualità. Del resto, il movimento è un rimedio efficace anche per peccati di gola grandi e piccoli”;
– equilibrio fisico, mentale o emotivo: “qualunque carico costante protratto nel tempo diventa fattore di stress per il nostro organismo. Per quanto possibile, cercate un equilibrio in termini di lavoro: variate il più spesso possibile tra lavoro di routine e lavoro di concetto; durante le pause, muovetevi, se lavorate tutto il giorno seduti. L’ideale sarebbe avere, aldilà del lavoro, degli interessi che siano altrettanto importanti per voi. Qualcosa che vi dia gioia e vi ricarichi, come un hobby o la famiglia”.
Veniamo ora ad argomenti correlati al delicato tema dell’organizzazione del lavoro.
A livello organizzativo è necessario fare attenzione alle mansioni e ai carichi di lavoro assegnati:
– mansioni adeguate: “se le mansioni di lavoro sono in linea con le capacità di un collaboratore, egli può impegnarsi per la vostra azienda con serietà e fiducia in se stesso. Se invece le mansioni non coincidono con le capacità, il collaboratore si sente sovraccaricato, o magari anche sottoutilizzato, ma in entrambi i casi si può generare uno stato di stress che, nel tempo, può far perdere la motivazione. Pertanto, verificate regolarmente con i vostri collaboratori la descrizione di lavori e funzioni. Se necessario, offrite adeguato supporto o la possibilità di seguire un corso di aggiornamento, tanto più in un’epoca di forti cambiamenti”;
– carichi di lavoro realistici: “collaboratori motivati non sono solo più forti ed equilibrati, ma anche più efficienti e commettono meno errori. Per esempio, se una persona lavora ogni week-end, nelle settimane successive sarà meno riposata. Diminuisce la produttività, aumentano pendenze ed errori, generando un circolo vizioso. Puntate su collaboratori rilassati e concentrati. Definite obiettivi realistici e verificateli regolarmente. E fate in modo che le ore straordinarie possano essere recuperate il più presto possibile, perché collaboratori stanchi producono meno”.
A livello di organizzazione è bene che ci sia una cultura aziendale condivisa e che ci sia una progettazione personalizzata del posto di lavoro:
– cultura aziendale percepita e recepita: “se i collaboratori si identificano con la visione e gli obiettivi della vostra azienda, il loro lavoro acquista maggiore significato. Tuttavia, molti dipendenti non sanno nemmeno quali siano le posizioni della loro azienda e quali valori abbiano un ruolo importante. Se manca l’identificazione, la motivazione diminuisce. Fate in modo che i vostri dipendenti diventino i più grandi fan della vostra azienda. Alla base di questo vi è una cultura aziendale compresa e vissuta in modo credibile”;
– progettazione personalizzata del posto di lavoro: “un lavoro sempre vario come pure un elevato grado di competenza e di responsabilità personale sono al tempo stesso una sfida e un incentivo. I collaboratori che hanno la possibilità di ripartire in modo autonomo e diversificato il proprio lavoro sono più motivati e più preparati ad affrontare situazioni di stress e pressione. Al contrario, attività ripetitive e scarsa responsabilità personale hanno un effetto demotivante. Ciò aumenta l’ansia da prestazione e porta rapidamente allo stress. Ci si sente impotenti e in balìa della situazione. Lasciate che i vostri collaboratori organizzino il più autonomamente possibile il loro lavoro. Lavorate in base a obiettivi concordati e consentite che ognuno possa adottare il proprio stile di lavoro”.
Bisogna poi evitare negli uffici le collaborazioni conflittuali.
Infatti un buon team “può fare cose straordinarie e andare ben oltre i propri limiti. Viceversa, un team male assortito compromette produttività e ambiente di lavoro. Esso mette in pericolo sia l’azienda, sia la salute di tutti i membri del team, con possibili conseguenze di burnout o mobbing. Pertanto, un team deve trovarsi bene insieme non solo dal punto di vista professionale, ma anche umano. Rafforzate lo spirito di collaborazione all’interno del team. Fate attenzione a malumori e conflitti e affrontateli con tempestività. Una comunicazione aperta vi aiuterà a creare le basi necessarie per farlo”.
Il Box CFSL sottolinea poi che è necessaria una gestione competente e una comunicazione improntata alla valorizzazione:
– gestione competente: “una buona gestione riesce a creare un ambiente di lavoro produttivo, sano e motivante. Viceversa, una cattiva gestione può creare un ambiente di lavoro improduttivo e malsano, dannoso sia per l’azienda che per le persone coinvolte. La cattiva gestione è dannosa per il personale, anche dal punto di vista della salute. Saper gestire non è una dote naturale, si impara. Puntate su manager adeguatamente formati, che posseggano uno stile di gestione competente. Si tratta di un investimento proficuo sotto ogni punto di vista”;
– comunicazione improntata alla valorizzazione: “parole di apprezzamento o di ringraziamento al momento giusto sono motivanti e hanno un effetto positivo sull’ambiente di lavoro, mentre critiche e rimproveri continui comportano solitamente stress e insicurezza. Nel vostro ruolo di manager, le parole che pronunciate hanno un impatto importante: allenatevi alla critica costruttiva e all’apprezzamento per le buone prestazioni. La valorizzazione dovrebbe essere alla base di ogni conversazione”.
Concludiamo segnalando che a livello organizzativo il Box si sofferma anche su alcune disposizioni speciali, ad esempio in relazione alle lavoratrici in gravidanza, con riferimento a quanto indicato nella normativa elvetica.
N.B.: Gli eventuali riferimenti legislativi contenuti nel documento riguardano la realtà svizzera, i suggerimenti indicati sono comunque utili per tutti i lavoratori.
Fonti: Suva, Puntosicuro.it
