L’ICO ha definito i passaggi chiave che le organizzazioni devono considerare, riguardo all’uso delle informazioni personali, in regime di COVID 19. Ecco l’elenco completo.
Raccogli e utilizza solo ciò che è necessario
Per aiutarti a decidere se la raccolta e l’utilizzo dei dati sulla salute delle persone sono necessari per proteggere il tuo personale, dovresti porti alcune domande:
- In che modo la raccolta di informazioni personali riferite a COVID 19 aiuterà a mantenere sicuro il posto di lavoro?
- Hai davvero bisogno di tali informazioni?
- Il test sanitario che stai prendendo in considerazione ti aiuterà effettivamente a rendere l’ambiente più sicuro?
- Potresti ottenere lo stesso risultato senza raccogliere informazioni personali?
Se puoi dimostrare che il tuo approccio è ragionevole, equo e proporzionato alle circostanze, è improbabile che sollevi preoccupazioni sulla protezione dei dati.
Minimizza la raccolta di dati
Quando raccolgono informazioni personali, inclusi i sintomi COVID-19 delle persone o qualsiasi risultato di test correlato, le organizzazioni dovrebbero raccogliere solo le informazioni necessarie per implementare le loro misure in modo appropriato ed efficace.
Non raccogliere dati personali di cui non hai bisogno.
Alcune informazioni devono essere conservate solo momentaneamente e non è necessario creare una registrazione ed archiviazione permanente.
Sii chiaro, aperto e onesto con il personale, circa le modalità di trattamento dei suoi dati
Alcune persone potrebbero essere interessate da alcune delle misure che intendi attuare. Ad esempio, il personale potrebbe non essere in grado di lavorare. Devi essere consapevole di questo e assicurarti di dire alle persone come e perché desideri utilizzare le loro informazioni personali, comprese quali saranno le implicazioni per loro.
Dovresti anche far sapere ai dipendenti con chi condividerai le loro informazioni e per quanto tempo intendi conservarle. Puoi farlo tramite un’informativa sulla privacy chiara e accessibile.
Tratta le persone in modo equo
Se stai prendendo decisioni sul tuo personale, in base alle informazioni sulla salute che raccogli, devi assicurarti che il tuo approccio sia equo.
Pensa attentamente agli eventuali danni che i dipendenti potrebbero subire a causa della tua politica e assicurati il tuo approccio non causi alcun tipo di discriminazione.
Proteggi le informazioni personali
Tutti i dati personali in tuo possesso devono essere conservati in modo sicuro e conservati solo per il tempo necessario.
È inoltre buona norma disporre di una politica di conservazione, che stabilisca quando e come le informazioni personali devono essere riviste, eliminate o rese anonime.
Se hai deciso di implementare il controllo o il test dei sintomi, ci sono requisiti aggiuntivi che devi seguire. Questi includono l’identificazione di una base legale per l’utilizzo delle informazioni raccolte e, se si elaborano dati sanitari su larga scala, lo sviluppo di una valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR). Questi passaggi garantiscono il rispetto della legge sulla protezione dei dati.
Supporta il diritto di accesso
Come per qualsiasi raccolta di dati, le organizzazioni devono informare le persone sui loro diritti, in relazione ai loro dati personali, come il diritto di accesso o rettifica.
Il personale deve avere la possibilità di esercitare tali diritti, se lo desidera, e di discutere eventuali problemi con le organizzazioni.
Un approccio equo alla gestione dei dati delle persone, trasparente nel suo scopo e conforme alla legge sulla protezione dei dati, guadagnerà la fiducia di colleghi e comunità in questo momento eccezionale
Fonti: puntosicuro.it
