Ecco alcune considerazioni che i lettori possono prendere in esame, in fase di organizzazione di efficienti ed efficaci collegamenti in videoconferenza.
Durante il periodo pandemico, è evidente che la videoconferenza ha giocato un ruolo sempre più importante, consentendo ai dipendenti di lavorare a distanza, senza perdere un contatto con il proprio ufficio.
I vantaggi legati a questo tipo di connessione non devono essere comunque perduti, quando si ritornerà a condizioni di lavoro più tradizionali.
Ecco perché un’adeguata pianificazione dell’uso delle videoconferenze continuerà ad essere preziosa, indipendentemente da limitazioni poste da situazioni pandemic e/o similari.
Tanto per cominciare, potrà sorprendere i lettori il fatto che le prime videoconferenze risalgono a decine e decine di anni fa, quando aziende specializzate hanno cercato di trasmettere su cavi telefonici sia immagini, sia collegamenti vocali. Si può però affermare che solo nei primi anni del secondo millennio questo tipo di comunicazione è diventato sempre più diffuso, soprattutto per la disponibilità di apparecchiature e reti di collegamento sufficientemente evolute.
Chi scrive partecipa ormai da un paio d’anni a numerose videoconferenze ed ha potuto constatare di persona come il comportamento dei soggetti collegati abbia registrato un graduale miglioramento.
Ad esempio, ormai molti utilizzano sfondi virtuali, per evitare che persone che transitano alle spalle del soggetto collegato possano costituire elemento di disturbo.
Inoltre, spesso non è opportuno anche altri soggetti collegati possono vedere l’interno dell’abitazione, da cui un collega si è collegato.
Il fatto di poter registrare le videoconferenze rappresenta inoltre un aiuto nella stesura dei verbali, che mettono a punto i temi discussi, sia per i soggetti presenti, sia per i soggetti non presenti, ma comunque coinvolti.
Anche la regola generale di tenere il microfono scollegato, per evitare disturbi, viene ormai oggi rispettata dalla gran parte dei partecipanti.
Il fatto invece che il video sia attivato dipende spesso da aspetti tecnologici, più che comportamentali. Non vi è comunque alcun dubbio che l’avere immagini video sempre presenti rappresenti una conferma di partecipazione attiva alla videoconferenza.
Per quanto riguarda la sicurezza del collegamento, oggi la gran parte degli applicativi disponibili provvedono alla cifratura dei collegamenti ed offrono quindi un livello soddisfacente di protezione. Dove invece ancora vi sono lacune è nel settore della abilitazione al collegamento, che deve essere gestita con molta incisività dall’organizzatore della conferenza stessa.
Qualche perplessità è ancora presente circa il fatto che si possa utilizzare uno smartphone per il collegamento, perché l’esperienza conferma come questo strumento di collegamento possa avere diversi aspetti negativi, rispetto ad un laptop od una postazione fissa.
Un aspetto importante è legato alla possibilità di visualizzare testi ed immagini, da parte del relatore, in modo da arricchire in modo significativo i contenuti della videoconferenza. Resta inteso che tutti i testi visualizzati debbono poi essere resi disponibili a tutti i partecipanti, in tempo quasi reale.
È anche importante verificare la posizione della telecamera, che riprende il partecipante alla conferenza. Molto spesso vi è una discrasia fra l’immagine ripresa e l’effettiva presenza del partecipante. Ecco perché è opportuno che l’organizzatore della videoconferenza effettui delle prove, prima dell’avvio della conferenza, per verificare la congruità tra l’immagine ripresa ed il soggetto che partecipa alla videoconferenza.
Un altro aspetto che deve essere strettamente disciplinato riguarda la possibilità di intervento di un partecipante alla videoconferenza. Oggi gli applicativi mettono a disposizione dei segnalatori chiarissimi, che però spesso non vengono attentamente osservati dal relatore e che introducono quindi un elemento di disappunto nel partecipante e di smagliatura nella comunicazione.
Un bravo relatore deve tenere sempre sott’occhio una segnalazione di richiesta di intervento, dando immediato riscontro, sia consentendo l’intervento, sia confermando di aver ricevuto la segnalazione e indicando quando potrà abilitare il partecipante ad intervenire.
A molti lettori potrà sembrare che queste osservazioni siano scontate, ma l’esperienza di chi scrive dimostra che il grado di percezione, accettazione e corretto comportamento dei partecipanti ad una videoconferenza rappresenti un aspetto non ancora correttamente digerito e per i quali sarà opportuna una appropriata formazione.
Fonti: Puntosicuro.it
